room!MATE - das out-of-the-box Raummanagementsystem für Besprechungsräume mit digitalen Türschildern, Übersichtsbildschirmen und Kalendersoftware.

room!MATE für das Management von Besprechungsräumen ist eine "out-of-the-box" Komplettlösung, mit der Sie die Nutzung Ihrer Besprechungsräume benutzerfreundlich optimieren können. Mit "out-of-the-box" bezeichen wir ein Systen, dass in kürzester Zeit installiert, konfiguriert und betriebsbereit ist, ohne die teuere Integration in vorhandene Systeme und ohne aufwendige Schulungsmaßnahmen. Daher ist das System auch bei wenigen Besprechungsräumen wirtschaftlich einsetzbar. room!MATE ist eine eigenständige Anwendung, die von jedem PC mit einem Internetbrowser zu nutzen ist. Sie besteht aus den digitalen Türschildern, den optionalen Übersichtsbildschirmen und der Kalendersoftware mit Server. Die Software lässt sich alternativ auch auf einem vorhandenen VMware Server installieren.

Die room!MATE Kalendersoftware steuert die gesamte Raumverwaltung. Über den Kalender werden die Räume gebucht, die Türschilder und Übersichtsbildschirme lesen die benötigten Daten für die Anzeige aus dem Kalender. Die Software hat leistungsfähige Funktionen für die Administration. Dem Benutzer bietet der Kalender verschiedene Möglichkeiten für die Informationsdarstellung sowie Funktionen zum Reservieren von Besprechungsräumen. Die Benutzeroberfläche des Kalenders ist über den Internet-Browser zugänglich. Die wesentlichen Funktionen sind:

Benutzeroberfläche

Verfügbar in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Russisch und weiteren Sprachen.
Kalenderansichten für Jahr, Monat, Woche und Tag. Es werden die Raumreservierungen angezeigt.
Kalender sortiert nach Räumen. Es werden alle Räume und deren Belegung angezeigt.
Kalender sortiert nach Benutzern. Es werden alle registrierten Benutzer und deren Reservierungen angezeigt.
Datums- und Zeitformate anpassbar.
Filterfunktionen zum Einschränken der angezeigten Reservierungen.
Suchfunktionen um Reservierungen über die Freitextsuche zu finden.
Kalenderansicht drucken.

Räume reservieren

Einfache Erfassung der Reservierungsdaten Beginn und Ende der Veranschaltung, Name bzw. Firma und Thema der Veranstaltung mit einer Buchungsmaske.
Reservierungen bearbeiten und löschen.
Automatische Erfassung des buchenden Benutzers.
Unterschiedliche Texte für die Anzeige einer Veranstaltung im Kalender und auf dem Türschild.
Kopierfunktionen bei mehrtägigen Veranstaltungen.
Warnmeldung und Verhinderung von doppelten Raumbelegungen.
Buchungsinformationen über Email versenden.
Erinnerungsmails für Reservierungen veranlassen.

Raumverwaltung

Räume neu anlegen, bearbeiten und löschen.
Raumfarbe für den Kalendereintrag zuweisen.
Doppelte Raumbelegungen sperren.
Optionale Bestätigung für Reservierungen. Eine Reservierung wird zunächst als nicht bestätigt markiert und ist nur für den Anforderer und Benutzer mit Managerrechten sichtbar. Nach Bestätigung durch den Manager wir die Reservierung für alle sichtbar und ist genehmigt.

Benutzerverwaltung

Kalender öffentlich zugänglich oder nur für registrierte Benutzer.
Benutzer Selbstregistrierung oder Benutzer durch Administrator anlegen.
Abgestufte Benutzerrechte: Administrator, Manager, Benutzer alle Termine (kann für alle Benutzer Reservierungen vornehmen und ändern), Benutzer eigene Termine (kann eigene Reservierungen vornehmen und ändern), Leserechte ohne die Möglichkeit zu buchen.
Räume für Benutzergruppen freigeben und sperren. Gesperrte Räume sind für einen der Gruppe zugeordneten Benutzer nicht sichtbar und nicht buchbar.

Automatische Funktionen

Automatisches Löschen von Reservierungen nach einer vorgegebenen Zeit.
Email-Benachrichtigungen bei Änderungen im Kalender.
Erinnerungsmails bei anstehenden Terminen.
Tägliche Sicherung des Kalenders.

Die eleganten und schlanken room!MATE Türschilder zeigen die zwei aktuellsten Raumbuchungen am Besprechungsraum an, d.h. die aktuelle oder die nächste Reservierung sowie die darauf folgende Reservierung. Die große Flexibilität des Systems gestattet den Bildinhalt individuell anzupassen. Das Hintergrundbild und die Gestaltung oder Position der einzelnen Elemente können für jedes einzelne Türschild individuell verändert werden. Auch ein Logo ist integrierbar.

Technische Daten

Hochwertiges, elegantes und platzsparendes Design.
Verfügbar in zwei Versionen: Ohne Gehäuse für die Montage in der Wand oder mit Gehäuse auf der Wand.
Schmaler Frontrahmen aus massiven Aluminium.
ESG Schutzglas mit schwarz hinterdrucktem Rahmen. Rahmenfarbe auf Wunsch änderbar. In den Rahmen kann ein Logo integriert werden.
Leichte Reinigung durch frontseitigen Schutz nach IP 65.
10.1" MVA TFT Display mit großem Blickwinkel und einer Auflösung von 1280x800 Pixel.
Netzwerkinterface RJ45 mit 100 MBit.
Linux Betriebssystem (read-only Filesystem).
Stromversorgung über LAN Kabel (PoE gemäß IEEE 802.3af.
Abmessungen: 270 x 189 mm [BxH].
Aufbauhöhe nach Montage: In der Wand 8 mm, auf der Wand 50 mm.

room!MATE SignPost ist ein Übersichtsbildschirm für die Orientierung und Wegeleitung. Es können Monitore in jeder Größe mit Full-HD Auflösung (1920x1080) verwendet werden. Die Montage ist im Quer- oder Hochformat möglich. Der Monitor selbst ist nicht im Lieferumfang von PortSignum enthalten. Es können auch bereits vorhandene Monitore verwendet werden. PortSignum liefert einen kleinen Controller, der die benötigten Informationen aus der Kalendersoftware ausliest und auf dem Monitor anzeigt. Die Farben der Anzeige sind individuell anpassbar. In das Bild kann ein Logo integriert werden.

Technische Daten

Kleiner Controller mit HDMI-Anschluss für Monitore jeder Größe mit einer Auflösung von 1920x1080.
Portrait- oder Landscapeorientierung möglich.
Verschiedene Darstellungen wählbar, mit oder ohne Lageplan.
Bilddarstellung anpassbar. Es kann ein Logo integriert werden.
Linux Betriebssystem (read-only Filesystem)
Netzwerkinterface RJ45, 100 MBit.
Stromversorgung durch externes Netzteil, 5V, 2,5A DC.
Abmessungen: 90 x 60 x 30 mm [BxTxH].